Les différents éléments et constituants du système d’information de l’ODESYPANO sont cohérents en matière des supports de collecte, des environnements et de langages informatiques de saisies et de traitement. Ils produisent d’informations fiables et exploitées, avec un niveau d’informatisation suffisant. Le système d’information intègre divers aspects de la gestion en matière de données nécessaires et des indicateurs pour les besoins de la direction générale et les différents niveaux de gestion en vue de les aider à la prise de décision.

SYSTEMES DE LA PLANIFICATION ET DE SUIVI EVALUATION

A l’ODESYPANO, la planification -programmation a pour objectif d’assurer, dans le cadre de l’approche participative et intégrée ( API ) et le partenariat, l’harmonisation et la cohérence entre la planification de base, locale, participative, partenariale et ascendante qui émane des plans de développement communautaires ( PDCs ) et la planification globale, stratégique qui traduit les objectifs et les résultats des projets de l’ODESYPANO en terme physique et budgétaire.

Cet exercice de planification concertée et partenariale aboutit à l’élaboration des programmes d’activités de l’ODESYPANO à différents niveaux sur la base des contrat-programmes (CPs). Ces programmes répondent aux besoins des bénéficiaires et concrétisent les objectifs tracés pour les projets (l’ODESYPANO et ses partenaires).

L’ODESYPANO dispose d’un système de suivi évaluation (SSE) opérationnel et intégré dans son processus de programmation, suivi - évaluation depuis 1995.

L’objectif de ce système est de fournir des informations pertinentes, en temps utile et fiables pour la prise de décision à tous les: Direction Générale et Directions Centrales, Directions Régionales, Comités de Développement, partenaires, ministères et bailleurs de fonds.

Le système de suivi évaluation de l’ODESYPANO couvre :

   Le suivi de l’exécution et des produits qui permet à l’ODESYPANO et ses partenaires le contrôle de la mise en œuvre des activités et de résoudre les problèmes liés à l’exécution. Ce processus recouvre principalement 4 étapes à savoir la collecte de données, le traitement de ces données de façon à obtenir des informations triées, filtrées et consolidées, l’analyse de ces informations et leur interprétation et enfin la mise en forme et la diffusion de ces informations pour leur utilisation dans la prise de décision.

   Le suivi des effets et des impacts des projets de l’ODESYPANO en terme de suivi des changements du milieu, suite à la mise en œuvre des programmes arrêtés, et à l’utilisation des bénéficiaires des produits. La mesure de ces résultats permet de corriger et de rectifier les objectifs et les stratégies tracés au départ.

Le système d’informations géographiques (SIG) est un outil de prise de décisions pertinentes et en temps opportun par les différents niveaux de décision de la structure d'exécution de l’ODESYPANO sur la base d'informations géo référencées. Il produit des informations permettant la planification et la programmation et couvre les informations concernant les produits géo référencés (travaux CES, pistes, plantations, points d'eau…) leurs effets et leurs impacts.

Il est cohérent avec l'organisation technique de l'office et il facilite le suivi et le contrôle l'exécution des activités, et l'analyse et la prise de décision et contribue à l’amélioration des prestations de l'office, par la production de documents cartographiques actualisés et à différentes échelles de représentation, pour faciliter les études thématiques et spatiales et la valorisation des informations socio-économique et la liaison des divers ensembles de données et le croissement des données statistiques (descriptives) avec les données géographiques.

SYSTEMES DE GESTION INTEGRE

Le système de gestion intégré de l’ODESYPANO couvre les domaines de gestion des ressources humaines, la gestion budgétaire, l’approvisionnement et la gestion financière et comptable. L’application informatique du système est mise en place et fonctionnelle et exploitée pour les besoins de la gestion.

Pour la gestion budgétaire, le système permet d’enregistrer en temps réel les engagements budgétaires et d’assurer le suivi budgétaire au fur et à mesure des dépenses tout en veillant au respect les limites budgétaires et mettre à jour les engagements budgétaires. Il permet de rapprocher périodiquement la situation des engagements avec les situations financières et comptables présentant ainsi des éléments permettant l’analyse des écarts éventuels. Ce système permet la fourniture de la situation périodique d'exécution des engagements à l'ensemble des directions opérationnelles et l'ouverture des tranches budgétaires du budget approuvé des projets de l'Office.

Le système de gestion des ressources humaines permet :

   la Gestion des effectifs et des Compétences regroupant la planification des besoins qualitatifs et quantitatifs en RH, compte tenu des objectifs et des plans d’opérations de l’Office et la gestion des Compétences regroupant : diagnostic des compétences et ingénierie et gestion de la formation et le suivi et édition des tableaux de bord permettant le pilotage de la fonction personnel par la DG ;

   La Gestion administrative du personnel regroupant les entités classiques de gestion des carrières en relation avec la gestion statutaire d’une part et la gestion des compétences, d’autre part, de gestion des rémunérations et charges du personnel (paie et déclarations, attestations etc.…).

   La Gestion Sociale regroupant les fonctions de gestion du climat social, des conditions de travail et de gestion des relations avec les partenaires sociaux internes et externes.

   L’adéquation emplois - compétences permet à l’Office d’opérer un redéploiement de certains de ses agents et si nécessaire de procéder à des recrutements complémentaires.